Centro de ayuda

La primera vez que abre WaterMark con una empresa nueva, puede importar su lista, agregar su primer cliente real o cargar una empresa de muestra. Las tres opciones son seguras y después puede usar las demás herramientas.

Dónde: Today (inicio): la tarjeta azul "Welcome to WaterMark" aparece automáticamente en una empresa nueva

1. Abra WaterMark. En una empresa nueva llegará a la tarjeta de bienvenida con tres opciones.
2. Para traer su cartera actual, elija "Bring my book over" y haga clic en "Import my customers" para abrir el importador CSV.
3. Para empezar con datos reales, use "Set up my company": escriba el nombre y la dirección de servicio, elija el día semanal y escriba el precio por visita (el campo empieza vacío; un precio en blanco se guarda como Precio pendiente, no como cero).
4. Haga clic en "Add customer -> see your route". WaterMark crea el cliente, lo coloca en la ruta de ese día y le muestra la parada real.
5. Desde la confirmación puede agregar otro cliente, importar toda su lista CSV o abrir Route Manager.
6. Si prefiere explorar primero, use "See it live first" y "Load sample data" para cargar datos de muestra que luego puede quitar.
7. ¿Quiere ayuda? Use el enlace "We'll set you up" para escribir a soporte.

Cuando ya tiene uno o dos clientes, la bienvenida se convierte en una lista de seis tareas con progreso. Cada botón abre la configuración correcta y la tarea se marca sola al completarla.

Dónde: Today (inicio): tarjeta "Get started with WaterMark" cerca de la parte superior

1. Agregue su primer cliente: use "Add customer" para crear una cuenta con su piscina.
2. Importe sus clientes: use "Import CSV" para traer toda su cartera desde una hoja de cálculo o su sistema anterior.
3. Configure sus precios de servicio: use "Set pricing" para abrir Grow y agregar un artículo al catálogo o una tarifa de servicio.
4. Invite a su cuadrilla: use "Invite crew" para abrir Team y enviar a un compañero un enlace seguro de inicio de sesión.
5. Cargue datos de muestra para explorar: use "Load sample" para ver la app llena con una cartera de demostración.
6. Conecte los depósitos con "Connect payouts" para que los pagos con tarjeta lleguen a su banco.
7. Prepare sus rutas: después de la lista, siga "Build your first route from imported customers" para definir la frecuencia, el día y la ruta de cada piscina antes de generar sus paradas.

Suba o pegue un CSV exportado de ServiceTitan, Skimmer o una hoja de cálculo. WaterMark reconoce las columnas comunes y siempre muestra una vista previa con duplicados antes de guardar.

Dónde: Tarjeta de primeros pasos -> Import CSV, o Manage -> Import customers (CSV)

1. Abra el importador de CSV desde "Import CSV" o desde Manage.
2. Use "Choose a .csv file" o pegue las filas; "Download CSV template" muestra el formato exacto.
3. Incluya encabezados. Solo name es obligatorio; también se reconocen address, phone, price, day, service_frequency (weekly / biweekly / monthly) y active.
4. Haga clic en "Preview". Cada fila aparecerá como NEW, INACTIVE o DUP; los nombres duplicados se omiten.
5. Revise avisos y días de servicio, y luego haga clic en "Import".
6. Si cambia de sistema, importe después Equipment, Water-test history y Open balances (AR); no necesita QuickBooks.

Empiece una prueba gratis de 30 días del plan de $59 al mes, sin tarjeta. No hay un plan gratuito permanente. Hasta que guarde una tarjeta, toda la prueba incluye hasta 100 segmentos de texto, 20 acciones de IA, 10 minutos de recepción y 5,000 correos a clientes. Una prueba sin suscripción puede tener 2 técnicos activos, los puestos que incluye el plan. Con suscripción, la IA pagada se detiene en 30 bloques ($300) al mes y los minutos de recepción pagados se detienen en 40 bloques ($200) al mes; pasado cualquiera de esos topes esa función se rechaza el resto del mes y no se factura nada más. Al día 30, elija una suscripción o su espacio queda pausado. Sus datos se conservan y puede exportarlos. Los clientes actuales de Starter reciben aviso con al menos 30 días de anticipación antes del cambio de acceso.

Dónde: Insignia "Trial - N days left" o Manage -> Money -> Billing & plan

1. Mire la insignia "Trial - N days left"; cambia de color al quedar 7 días y otra vez al quedar 2.
2. Haga clic en la insignia para abrir Billing & plan y revisar plan, precio e inclusiones.
3. Empiece una prueba gratis de 30 días del plan de $59 al mes, sin tarjeta. No hay un plan gratuito permanente. Hasta que guarde una tarjeta, toda la prueba incluye hasta 100 segmentos de texto, 20 acciones de IA, 10 minutos de recepción y 5,000 correos a clientes. Una prueba sin suscripción puede tener 2 técnicos activos, los puestos que incluye el plan. Con suscripción, la IA pagada se detiene en 30 bloques ($300) al mes y los minutos de recepción pagados se detienen en 40 bloques ($200) al mes; pasado cualquiera de esos topes esa función se rechaza el resto del mes y no se factura nada más. Al día 30, elija una suscripción o su espacio queda pausado. Sus datos se conservan y puede exportarlos. Los clientes actuales de Starter reciben aviso con al menos 30 días de anticipación antes del cambio de acceso.
4. Para superar los límites o seguir tras la prueba, use Upgrade / Start subscription.
5. Conecte Stripe payouts para que los pagos lleguen a su banco (consulte "connect payouts").
6. Si usa QuickBooks Online, conéctelo en su panel para sincronizar facturas y pagos.

La demo pública abre en el navegador una empresa de piscinas llena de datos de muestra sin pedir cuenta. Puede recorrer todas las pantallas sin tocar sus datos reales; es la forma más rápida de aprender la app o enseñársela a un socio.

Dónde: Abra watermarkapp.online/demo en cualquier navegador

1. Abra watermarkapp.online/demo; no necesita cuenta ni contraseña.
2. Entrará a "Blue Horizon Pools - Live Demo", con clientes, visitas, facturas y membresías de muestra.
3. Recorra Today, Route Manager, clientes, Money y reportes.
4. Pruebe crear una factura o abrir el tablero de despacho; funciona como la app real.
5. Al terminar, cierre la pestaña. Nada afecta a clientes reales.
6. Para conservar su trabajo, cree su propia empresa; la demo no guarda su cartera real.

Los técnicos llevan su ruta, cada parada, las pruebas de agua, la dosificación y los resúmenes desde el teléfono. Los invita desde la oficina y decide qué pueden ver y hacer.

Dónde: Manage -> Team -> Invite an employee by email; permisos individuales en la misma pantalla

1. Abra Manage, entre en Team y baje hasta "Invite an employee by email". El Team lateral corresponde a horas y nómina.
2. Escriba nombre y correo, elija "Tech (field)" y confirme el acceso a "Field app".
3. Haga clic en "Send invite". Recibirá un enlace seguro válido por 7 días para crear su contraseña.
4. El correo también indica que descargue "WaterMark Pool Service" desde App Store o Google Play e inicie sesión.
5. Asigne sus paradas desde Route Manager para que su ruta móvil tenga trabajo.
6. Configure los permisos generales en Team y use "Permissions" para permitir o bloquear algo a una sola persona.
7. En la app, los técnicos registran entrada y salida, completan paradas, anotan pruebas de agua y envían resúmenes; la oficina lo ve al momento.

Este es un orden sencillo para una persona nueva en la oficina. Sígalo de forma aproximada y, al terminar la semana, tendrá su cartera real cargada, la cuadrilla en la app y los cobros en marcha sin perderse.

Dónde: Empiece en Today y siga la tarjeta de primeros pasos

1. Día 1: agregue un cliente real y luego importe el resto desde un CSV.
2. Día 2: configure precios en Grow y revise varias fichas de clientes.
3. Día 3: invite a la cuadrilla desde Team y asigne sus paradas en Route Manager.
4. Día 4: conecte Stripe payouts y, si corresponde, QuickBooks Online.
5. Día 5: trabaje una jornada normal, mire cómo se completan las paradas y envíe una factura o estimado.
6. Cuando quiera, revise "Setup" y la insignia de prueba para saber qué falta.

El centro reúne alertas confirmadas, conversaciones sin leer y actividad reciente sin mostrar como despejada una fuente que no cargó.

Dónde: Encabezado del dashboard -> Notification center

1. Abra la campana; What needs me muestra primero alertas y conversaciones sin leer.
2. Abra Messages para leer o responder textos, mensajes del portal y chat de cuadrilla.
3. Abra Activity para revisar llegadas, visitas, lecturas, fotos y novedades de hoy.
4. Si una fuente dice unavailable o partial, use Retry antes de darla por despejada.

Command Center agrupa lo que requiere acción, suma exposición solo desde importes confirmados y abre el lugar exacto para resolver cada señal.

Dónde: Today -> Needs Your Attention

1. Abra Today y empiece por la primera fila de Needs Your Attention.
2. Use la acción de la fila para abrir el estimado, ruta, renovación, reseña, inventario, nómina o reporte real.
3. Muévase con flechas arriba y abajo y abra con Enter.
4. Resuelva allí y vuelva a Today; la lista se actualiza con datos confirmados.
5. Si una fuente falló, use Retry; una lista parcial no es un todo despejado.

Busque clientes, trabajos, prospectos y el número de factura mostrado, o inicie acciones y navegación sin recorrer menús.

Dónde: Cualquier vista -> Search anything o Ctrl+K; ? abre atajos

1. Pulse Ctrl+K para enfocar Search anything.
2. Escriba nombre, teléfono, dirección, número de trabajo o factura, por ejemplo #1146, o una acción como create invoice.
3. Use Arrow Down y Enter; Escape cierra sin cambiar nada.
4. Pulse ? fuera de un campo para abrir atajos; 1 a 9 siguen el orden visible de la barra.

Cree el registro del cliente con piscina, contacto, acceso y horario de servicio. Puede volver y cambiarlo cuando lo necesite.

Dónde: Barra superior -> + New -> + Customer; para editar, abra el cliente y use Edit

1. Haga clic en + New y luego en + Customer.
2. Complete Name y Address; agregue Phone, Email y Gate code si los tiene.
3. Use Access notes para explicar cómo entrar, por ejemplo puerta lateral, perro en el patio o equipo detrás del cobertizo. Use Internal office notes para lo que el técnico NO debe ver.
4. Más abajo, complete Pool size en galones, Water (chlorine o salt), Body (pool, spa o both) y Finish.
5. Configure el dinero y el horario: Service $/visit, Frequency (weekly, biweekly, monthly o every N days) y Service day.
6. Haga clic en Save. Para cambiar algo después, abra el cliente y use Edit.
7. Si es un cliente anterior, abra Advanced details y desactive Active customer. WaterMark pausa las visitas futuras intactas y el marketing, pero conserva historial de facturación y saldos abiertos. Al reactivarlo, recupere esas visitas pausadas.

Una misma cuenta puede tener piscina, spa u otras masas de agua, cada una con tamaño, precio, horario, química y equipo propios.

Dónde: New customer -> More bodies of water; o edite un cliente -> Bodies of water -> + Add body

1. Mientras crea un cliente NUEVO, baje hasta More bodies of water, cerca del final del formulario.
2. Haga clic en + Add another body of water y complete Label (por ejemplo Indoor pool o Spa), Body type, galones, precio, frecuencia y día.
3. Agregue todas las masas de la propiedad; la piscina principal y cada adicional se guardan juntas en un solo paso.
4. Para un cliente ya guardado, ábralo, use Edit y busque el bloque Bodies of water.
5. Escriba Label, elija Body type (spa, pool o water feature) y haga clic en + Add body.
6. Guarde. Cada masa tendrá su propio horario y aparecerá por separado en la ficha del cliente.

Customer 360 reúne dinero, química, equipos, notas, historial de servicio y fotos de una cuenta.

Dónde: Customers -> abra un cliente, o Ctrl+K -> busque y selecciónelo

1. Abra Customers y elija la tarjeta del cliente, o búsquelo con Ctrl+K.
2. Lea arriba los ingresos históricos, saldo, antigüedad, última reseña y próxima visita.
3. Use las acciones rápidas para Schedule job, Message, abrir el portal o Edit.
4. Una cuenta inactiva no admite trabajo nuevo, pero conserva historial, estados de cuenta y saldos; reactívela desde Edit.
5. Recorra las dos columnas: piscinas e historial a la izquierda; facturación, membresía, estimados y notas a la derecha.
6. Consulte Customer History para ver visitas, textos, pagos y fotos.
7. Abra una foto para verla completa; toque el fondo o pulse Escape para cerrar.
8. Pulse Escape tras una acción anidada para volver al mismo registro de Customer 360.

Agrupe varias propiedades bajo una cuenta principal y elija entre una factura consolidada o una por propiedad.

Dónde: Editor del cliente -> Parent account | Customers -> Parent accounts

1. Cree primero cada propiedad como cliente.
2. Edite una propiedad y elija al titular en Parent account (multi-location).
3. En la cuenta principal, marque HOA / portfolio parent - bill ONE consolidated invoice si quiere una sola factura.
4. Guarde y use Preview rollup para revisar los saldos antes de facturar.
5. Use Generate consolidated invoice; cada factura de origen queda marcada para no cobrarla dos veces.
6. Abra Parent accounts para ver principales, propiedades, modo de facturación y A/R abierto.

Si viene de otro sistema o de una hoja de cálculo, pegue o suba un CSV y WaterMark crea sus clientes y piscinas en una sola pasada, con vista previa y protección contra duplicados antes de guardar nada.

Dónde: Manage en la barra superior -> Import customers (CSV); también el botón Import CSV en una lista Customers vacía

1. Abra Manage y elija Import customers (CSV), o use Import CSV cuando su lista Customers esté vacía.
2. Use Download CSV template para ver las columnas exactas, o exporte desde ServiceTitan, Skimmer u otra hoja de cálculo; los nombres comunes de las columnas se reconocen automáticamente.
3. Suba el .csv o pegue las filas. Solo name es obligatorio; active=false conserva a un cliente anterior sin programarlo.
4. Incluya una columna service_frequency (weekly / biweekly / monthly) para que cada piscina conserve su frecuencia real.
5. Use Preview y revise la lista: NEW se importa, INACTIVE se conserva sin servicio automático y DUP, que coincide por el nombre exacto del cliente, se omite para que nada se duplique.
6. Use Import para terminar. Si alguna piscina llegó sin día de servicio, elija Choose route day para colocarla en el horario.

El portal permite al propietario consultar reportes, saldo e historial mediante un enlace privado enviado por texto o correo.

Dónde: Abra un cliente -> Text portal link (en el editor y en Customer 360) | Manage -> Invite all to portal

1. Abra el cliente o su vista Customer 360.
2. Use Text portal link para enviar por SMS su enlace privado.
3. Para invitar a todos, use Invite all to portal; se omiten quienes recibieron una invitación en los últimos 30 días.
4. Si el enlace se compartió de más, use Reset link y envíe el nuevo.
5. Compruebe primero que el número de teléfono del cliente esté guardado; la invitación se envía a ese número.

El resumen es la cara de su empresa. Esta guía lista exactamente qué campos capturados llegan al propietario, y las reglas de honestidad que evitan que un resumen exagere una visita.

Dónde: App de campo -> pantalla de cierre -> enviar resumen; Oficina -> un trabajo completado -> resumen

1. El resumen describe la visita en lenguaje claro: el trabajo realizado y cuándo es la próxima visita.
2. Puede incluir tres lecturas aptas para el propietario: cloro libre, pH y alcalinidad total. La química más profunda se queda en sus registros.
3. Los químicos agregados se listan solo desde registros de dosis guardados. Una dosis que se escribió pero nunca se guardó no puede aparecer en el resumen de un cliente.
4. Un resumen solo puede enviarse por una visita que de verdad ocurrió: un trabajo sin terminar, sin técnico, lecturas, dosis ni fotos, se niega a generarlo.
5. Los resúmenes salen en el idioma del cliente, inglés o español, según su preferencia.

Contact Hub guarda a una persona una vez, la vincula a varias cuentas y separa permisos de servicio y marketing por canal.

Dónde: Customers -> Contact Hub; Customer 360 -> Contacts & dispatch

1. Busque en Contact Hub antes de crear para no duplicar un administrador o inquilino.
2. Vincule el contacto y elija primary, gate contact, tenant o property manager.
3. Configure por separado permisos de notificación de servicio y marketing.
4. Use Link across every pool solo si aplica a toda la cartera del cliente.

WaterMark detecta posibles duplicados, muestra registros y crédito afectados y permite deshacer dentro de un límite sin pisar actividad posterior.

Dónde: Customers -> Review duplicates

1. Abra Review duplicates y elija un par sugerido.
2. Revise facturas, trabajos, piscinas, mensajes, contactos y crédito que se moverán.
3. Elija qué valor sobrevive en cada conflicto y confirme una vez.
4. Use Undo solo si hace falta; devuelve lo capturado y deja la actividad posterior en el registro superviviente.

Cree campos tipados para puerta, galones, superficie, sanitizante o marca, y etiquetas para avisos y reglas.

Dónde: Customer 360 -> Contacts & dispatch -> Structured fields and tags

1. Abra el cliente y agregue los valores estructurados que necesita buscar o reportar.
2. Elija si cada campo aparece como solo lectura en el trabajo del técnico asignado.
3. Agregue etiquetas como algae-prone, dog on site, past-due cash-only o Do Not Service.
4. Para una etiqueta bloqueante, elija Warn o Block para aplicar la misma regla en oficina, reservas y recepcionista.

Las superficies opcionales muestran al propietario solo estado real de técnico, GPS, equipos, garantía, comentarios y capacidad.

Dónde: Manage company -> Company & Tax -> Homeowner trust surfaces

1. Active solo lo que esté listo para usar: on-my-way tracking, completion surveys, portal equipment y self-scheduling.
2. Suba fotos verificadas en Team y active Show employee photos cuando quiera mostrarlas.
3. Confirme make, model, serial, install date y warranty; el portal solo muestra equipos habilitados de ese propietario.
4. Configure zonas y capacidad reales antes de ofrecer autoprogramación.

Los clientes importados forman una ruta operativa cuando cada piscina tiene frecuencia, día de servicio y ruta o territorio. Defina esos valores, genere las fechas de servicio necesarias y revise el tablero antes de que salga la cuadrilla.

Dónde: Customers -> abra un cliente -> Edit customer -> Advanced details; Manage -> Setup -> Routes & territories; barra lateral izquierda -> Route Manager

1. Abra Manage, busque Setup y elija Routes & territories. Agregue una ruta y luego elija su Default tech y Route day.
2. Abra Customers, elija un cliente importado, haga clic en Edit customer y despliegue Advanced details.
3. Para la piscina, elija Frequency y Service day, y después seleccione Route / territory. El técnico predeterminado de la ruta elegida se usa al generar los trabajos recurrentes. Haga clic en Save.
4. Si hay muchas piscinas importadas sin día, use Manage -> Actions & exports -> Schedule unscheduled pools. Elija Route day y Frequency, haga clic en Preview changes y luego en Confirm schedule. Esta acción masiva no elige Route / territory; asígnela en cada piscina cuando necesite la asignación del técnico por ruta.
5. Si una ciudad o un código postal se atiende solo ciertos días, abra Route Manager -> Route tools -> Schedule intelligence -> Advanced setup -> Service-day zones y haga clic en Add zone. Defina Zone name, Cities o ZIP codes, Route days y use Save zone.
6. En Route Manager, seleccione la primera fecha de servicio que quiera preparar y haga clic en Generate schedule. Así se crean las paradas pendientes de los planes recurrentes para esa fecha.
7. Confirme que el cliente aparezca en esa fecha bajo el técnico esperado. Seleccione las demás fechas de servicio que necesite, use Generate schedule y compruebe sus paradas del mismo modo.

Optimize no es una caja negra. Esta guía explica el orden exacto que construye, cómo respeta las ventanas de cita, qué significan las millas y sus límites honestos.

Dónde: Route Manager -> el día de un técnico -> Optimize; la pantalla de ruta de la app de campo tiene la misma acción

1. Optimize agrupa primero las paradas ubicadas del día por ventana de cita: paradas de mañana, luego las de cualquier hora, luego las de tarde. Una parada con ventana nunca se saca de ella para ahorrar millas.
2. Dentro de cada grupo ordena las paradas por distancia real de manejo, encadenando desde donde termina el grupo anterior. Si su día empieza desde una base, la base ancla el primer tramo.
3. La vista previa de oficina compara su orden actual contra el optimizado usando los mismos datos de distancia por carretera, así que las millas de antes y después son una comparación honesta.
4. Si los datos de carretera no están disponibles, la app recurre a distancia en línea recta y etiqueta el resultado como estimado en lugar de presentarlo como millas por carretera.
5. La oficina y la app de campo usan el mismo motor, así que un día optimizado por la oficina y uno optimizado por el técnico nunca pueden discrepar en el orden.

Route Manager es el tablero de despacho del día. Muestra todas las paradas de la fecha elegida en una columna por técnico para que vea quién hace cada trabajo, mueva tareas y siga el avance.

Dónde: Barra lateral -> Route Manager

1. Abra Route Manager desde la barra lateral.
2. Elija la fecha con el selector superior.
3. Use Add job para programar una parada en esa fecha, o el botón + de una columna para preseleccionar al técnico.
4. Use Generate schedule para crear las paradas pendientes de los planes recurrentes.
5. Lea cada columna de arriba abajo; la insignia muestra terminadas frente al total.
6. Abra una tarjeta para ver notas y use Optimize route para ordenar las pendientes por recorrido.
7. Para guardar una configuración, abra presets junto a la fecha, elija técnicos, diseño, agrupación, orden y densidad, y póngale un nombre. También recuerda la fecha y el filtro de unidad de negocio.
8. Use Apply preset para recuperar una configuración con una sola elección. Sus presets siguen su inicio de sesión entre navegadores y no cambian el tablero de otra persona.
9. Use Map para ver las paradas o Print para una hoja de ruta.
10. Haga clic en Done al terminar; los cambios ya se guardan mientras trabaja.

Mueva una sola parada sin alterar el resto de la ruta: reasignar cambia el técnico y reprogramar cambia la fecha.

Dónde: Route Manager -> Reassign o Move to another day en la parada

1. Abra Route Manager y busque la tarjeta.
2. Para cambiar de técnico, use Reassign, elija otro o Unassigned y confirme.
3. Para cambiar la fecha, use Move to another day, elija el día y pulse Move stop.
4. Marque Move every week from now on para cambiar también el día recurrente.
5. Déjela sin marcar para mover solo esta visita.

Traslade de una vez todas las paradas pendientes de un día; las terminadas o en curso permanecen donde están.

Dónde: Route Manager -> Move day

1. Abra Route Manager en el día que quiere despejar.
2. Haga clic en Move day.
3. Confirme Move stops from y elija la fecha To.
4. Limite a un técnico o deje All technicians.
5. Agregue un motivo breve, por ejemplo Snow - moved to Friday.
6. Haga clic en Move day. WaterMark indica cuántas paradas se movieron y cuántas permanecieron en su lugar.

Asigne día y frecuencia a las piscinas importadas o nuevas que todavía no aparecen en el tablero, con vista previa antes de cambiar nada.

Dónde: Manage company -> Schedule unscheduled pools

1. Abra Manage company desde Account menu y elija Schedule unscheduled pools; también aparece justo después de importar un CSV.
2. Elija Route day y Frequency: Weekly, Every other week o Monthly.
3. Use Preview changes para ver el total afectado.
4. Revise y confirme con Confirm schedule.
5. Abra Route Manager para ese día y use Generate schedule.

Las piscinas de temporada necesitan una Opening en primavera y una Closing en otoño. WaterMark mantiene una lista de cada apertura y cierre pendiente para que ninguno se pierda, y pausa automáticamente las visitas semanales fuera de temporada.

Dónde: Manage company -> Seasonal services

1. Configure la temporada de servicio en el perfil de la piscina.
2. Abra Manage company y Seasonal services.
3. Use Refresh this year's open/close para generar los trabajos del año.
4. En Needs booking, use Book y elija una fecha.
5. Abra Route Manager en esa fecha y asigne un técnico.
6. Después, use Mark done o Skip si no se hará ese año.

Week ahead muestra siete días y permite mover trabajo antes de la jornada. Auto-balance reparte paradas entre técnicos.

Dónde: Manage company -> Week ahead; Auto-balance en Today

1. Abra Manage company y Week ahead.
2. Cambie entre Days y Swim-lanes; Swim-lanes muestra una fila por técnico.
3. Arrastre una parada a otro día o, en Swim-lanes, a otro técnico.
4. Marque Make moves permanent solo si quiere cambiar la recurrencia.
5. Para equilibrar el día, abra Today's Progress by Technician en Today y use Auto-balance routes.
6. Revise el resumen de cómo se repartieron las paradas.

Zonas opcionales por ZIP/ciudad y ventanas con minutos permiten ofrecer solo días y horarios que la cuadrilla puede atender.

Dónde: Route Manager -> Schedule intelligence

1. Abra Schedule intelligence y revise los próximos siete días.
2. En Advanced setup, defina ZIP o ciudades por día.
3. Cree ventanas, días ofrecidos y capacidad en minutos de ruta.
4. Use capacity view; una dirección fuera de zona queda como prospecto para seguimiento, no como reserva falsa.

Las recuperaciones e instalaciones pueden tener varias citas, y los motivos estructurados y la revisión GPS mantienen explicable el despacho.

Dónde: Route Manager -> Schedule intelligence -> Plan visits / Reasons / GPS review

1. En el trabajo, use Plan visits para una recuperación, instalación u otro proyecto de varios días.
2. Revise fechas, ventanas y técnico antes de confirmar la serie.
3. Al retener, cancelar u omitir, elija el motivo real.
4. Revise excepciones GPS frente a Timesheets; WaterMark las señala y no reescribe nómina.

La app de campo está hecha para patios sin señal. Esta guía nombra cada acción que se encola sin conexión, cómo se reproduce el trabajo cuando vuelve la señal, y la lista corta de cosas que sí necesitan conexión.

Dónde: App de campo -> cualquier parada; el trabajo encolado aparece en la bandeja de salida hasta enviarse

1. Trabaje la parada como siempre. Estas nueve acciones se encolan en el teléfono sin señal: llegada, cierre, foto, omitir, reprogramar, lecturas, firma, pausa y reanudar.
2. La química corre en el dispositivo. Las lecturas, el LSI y la guía de dosificación se calculan localmente: no necesita conexión para saber qué agregar.
3. Los mensajes al cliente y el resumen de la visita que envía al cerrar también se encolan, y salen cuando vuelve la señal.
4. Cuando regresa la señal, el trabajo encolado se reproduce exactamente una vez, en orden. Una acción encolada nunca se envía dos veces y nunca se descarta en silencio.
5. Si un envío falla de forma reintentable, se queda en la cola y se reintenta. La app le dice qué sigue pendiente en lugar de fingir que se envió.

Cada tipo de trabajo (Maintenance, Spa Maintenance, Opening, Closing, Green-to-clean y los que agregue) lleva su propia lista de servicio, formularios y color de etiqueta. Configúrelos una vez para que cada visita muestre al técnico las tareas correctas.

Dónde: Manage -> Job types, checklists & forms

1. Haga clic en Manage, arriba en el panel, y abra Job types, checklists & forms para ver todos los tipos en una lista.
2. Para cambiar el nombre o el color de la etiqueta, edite el nombre o la muestra de color en su fila; se guarda cuando sale del campo.
3. Haga clic en Checklist en la fila del tipo. Agregue tareas con + Add task, ordénelas con las flechas y use Save checklist.
4. Active ✦ Required junto a cada tarea que deba completarse antes de que el técnico termine la visita; déjelo apagado en las opcionales.
5. Haga clic en Forms en la fila, elija qué formularios aparecen para el tipo y marque Required en los que deban completarse para cerrar el trabajo.
6. Haga clic en Fields para ocultar campos que no correspondan (por ejemplo, la prueba de agua en un lavado ácido) y para exigir firma, foto o resumen al cerrar.
7. Para agregar un tipo, escriba el nombre en el campo inferior, elija un color y haga clic en + Add type.

Los formularios son el trabajo adicional que la cuadrilla completa en campo, como listas de apertura, inspecciones de equipo o reportes de daños. Los crea con clics, sin aprender sintaxis, y cada copia completada vuelve a la oficina.

Dónde: Manage -> Forms

1. Abra Manage y luego Forms. Baje a Build a new form y escriba un nombre y, si quiere, una descripción.
2. Haga clic en Add field para cada pregunta. Escriba la etiqueta y elija el tipo: text, number, checkbox, select, date, photo o signature.
3. En un campo select, escriba las opciones separadas por comas. Active Required en cada campo que el técnico deba responder.
4. Ordene los campos con las flechas, elimine uno con X y luego use Create form.
5. Use la casilla Active en la tabla para decidir si el formulario aparece en campo; desmárquela para retirarlo sin borrarlo.
6. Adjunte el formulario a los tipos de trabajo correctos en Manage -> Job types, checklists & forms -> Forms, para que aparezca en las visitas correspondientes.
7. Consulte Submitted forms para ver las copias a medida que se completan; abra cualquier fila para leer las respuestas.

Cree una reparación, inspección u otra visita que no pertenezca a la ruta recurrente del cliente.

Dónde: Customer 360 -> Schedule job, o + New -> Job

1. Desde la ficha del cliente, use Schedule job para llevarlo al formulario. También puede abrir + New y elegir Job desde cualquier pantalla.
2. Si empezó en + New, busque por nombre o teléfono y elija la cuenta correcta.
3. Elija al técnico que realizará el trabajo.
4. Fije la fecha de la visita.
5. Si quiere, agregue etiquetas de habilidades, como repair o saltwater, para que Auto-balance pueda asignarlo a un técnico adecuado.
6. Haga clic en Schedule. La parada aparecerá en la ruta de ese técnico para ese día.

La visita guía al técnico desde Iniciar hasta Finalizar trabajo, con lecturas, dosis, tareas, fotos y resumen según el tipo de trabajo.

Dónde: App de campo -> Hoy -> tarjeta de la parada

1. El técnico abre la ruta del día y toca la parada para entrar en la pantalla del trabajo.
2. Toque Iniciar. El trabajo se abre y registra la llegada automáticamente; no hay otro botón de llegada.
3. Registre las lecturas del agua: cloro libre, pH, alcalinidad y el resto del panel que dejó visible para ese tipo de trabajo.
4. Anote cada químico dosificado, eligiéndolo en su catálogo e indicando la cantidad.
5. Complete la lista de servicio y los formularios vinculados al tipo de trabajo.
6. Agregue fotos del antes y después, revise el resumen para el cliente y capture su firma si la configuró como obligatoria.
7. Toque Finalizar trabajo y luego Completar y guardar. Si falta un formulario, una tarea o un requisito de cierre, la app bloquea el final y dice qué queda pendiente.

Cuando un técnico termina, indica a la oficina qué sigue: la visita está Done, necesita un regreso Return o requiere una revisión Review de la oficina. La elección llega directamente al tablero de horarios y a la cola de seguimiento para que nada se olvide.

Dónde: Schedule board, en las insignias de la tarjeta, y Operations -> Callback queue

1. Done indica que la visita terminó y el cliente vuelve a su rotación normal; no aparece ninguna señal.
2. Return indica que el técnico no pudo resolverlo por completo y alguien debe volver. El técnico agrega un plazo: regresar ahora, dentro de unos días o antes de una fecha concreta.
3. Review indica que el técnico necesita una decisión de la oficina antes de que ocurra otra cosa, por ejemplo un estimado o una decisión del propietario.
4. En el tablero de horarios, Return muestra una insignia roja return y Review una insignia resaltada Office review; ambas incluyen la nota del técnico.
5. Abra Operations para consultar Callback queue, la lista continua de todos los trabajos que necesitan regreso o revisión, con cliente, dirección, técnico y motivo.
6. Cuando haya resuelto uno, use Mark handled en esa fila para quitarlo de la cola.

La oficina puede corregir una respuesta enviada hasta que se liquide la factura del trabajo y el registro quede bloqueado.

Dónde: Manage -> Forms -> Submitted forms

1. Abra Manage, Forms y busque la visita en Submitted forms.
2. Abra la fila para leer las respuestas.
3. Use Edit answers, corrija y guarde; quedan registrados el usuario y la hora.
4. Si la factura ya se liquidó, verá un bloqueo y no podrá editar.

La app de campo muestra en español las tareas y formularios incluidos, traduce una vez los nombres personalizados y permite traducir el resumen al idioma del cliente con comprobación inversa.

Dónde: App de campo y pantalla de resumen

1. El técnico elige Español en la app; las pantallas diarias, tareas incluidas y biblioteca de formularios cambian sin configuración de oficina.
2. Al crear un formulario o tarea personalizada, WaterMark traduce y guarda sus etiquetas para la cuadrilla.
3. En el resumen, el técnico puede traducir al idioma del cliente; la app vuelve a traducir para señalar posibles cambios de sentido.

Cree una factura única, agregue conceptos y propina, y envíela por correo con un enlace de pago.

Dónde: Ctrl+K -> Create invoice, o Money

1. Pulse Ctrl+K, escriba create invoice y elija el comando.
2. Busque al cliente por nombre o teléfono y elija la cuenta.
3. Agregue cada concepto con descripción y precio unitario.
4. Compruebe que el impuesto se calcule según el estado del cliente (consulte Set sales tax rates by state).
5. Si corresponde, agregue una propina y use Create invoice.
6. Busque la factura en Customer 360 o en la lista y use Email para enviarla con enlace de pago.

Cree opciones de alcance y precio para que el cliente elija; al aprobar la opción aceptada se genera una factura sin pagar.

Dónde: Money -> Estimates

1. Abra Estimates y cree o abra el estimado del cliente.
2. Configure hasta tres opciones: Good, Better y Best, cada una con importe y alcance propios.
3. Use Copy link para compartir el enlace privado del portal. El envío por texto requiere que SMS esté habilitado.
4. Cuando el cliente elija, abra el estimado y seleccione primero esa opción.
5. Márquelo Approved; se crea una factura sin pagar por el importe elegido.
6. Envíe la factura por correo con enlace de pago o cobre por el método habitual.

Guarde una vez la tasa de cada estado y WaterMark aplica automáticamente la del estado del cliente a todas las facturas de servicios, membresías, piezas y estimados.

Dónde: Company settings -> Sales tax -> Set rates by state

1. Abra Company settings y busque Sales tax.
2. Use Set rates by state.
3. Agregue un estado y su porcentaje.
4. Repita para cada estado donde tenga clientes sujetos a impuesto.
5. Guarde. Las facturas futuras usarán la tasa del estado de la dirección del cliente.

A/R agrupa por antigüedad el dinero que todavía le deben y pone primero los saldos más antiguos.

Dónde: Money -> Unpaid Invoices y AR Aging

1. Abra Money; Unpaid Invoices aparece primero, seguido de Ready to Bill y más abajo AR Aging.
2. Use Open collections worklist para todos los saldos o Chase 31+ day balances para abrirla filtrada.
3. Use Find never-opened invoices para filtrar solo las facturas confirmadas como no abiertas; un estado desconocido no se etiqueta así.
4. Use Export AR aging para descargar el CSV real, abrirlo en Excel o entregárselo a su contador.
5. En un cliente, use Statement para revisar la cuenta o Email para enviarla con enlace de pago.
6. Use Email everyone para enviar un estado a cada cliente que tenga saldo, o seleccione varias filas para escribir solo a esos clientes.
7. Desde el estado del cliente, use Download statement (PDF) para un periodo elegido y obtenga un archivo listo para su contador.

Documente crédito de cuenta, devuelva un pago como dinero o crédito y venda prepagos que se aplican a facturas futuras.

Dónde: Customer 360 -> acciones de facturación; Money -> Payments & refunds

1. Para acreditar una cuenta, use Issue credit memo, escriba importe y motivo, y emítala; el dinero pasa al saldo de crédito y después puede aplicarlo a una factura concreta o anularlo.
2. Para vender un prepago, use Sell prepay package, registre lo cobrado y cualquier bono; el crédito total queda disponible de inmediato y se descuenta automáticamente en facturas futuras.
3. Para reembolsar una factura pagada, abra Payments & refunds y use Refund.
4. Elija Money refund para devolver dinero o Refund to account credit para crear crédito sin mover dinero.
5. Ambas opciones cierran la factura y la excluyen de ingresos cobrados.

Active un cargo único cuando una factura siga vencida después del periodo de gracia, como importe fijo o porcentaje.

Dónde: Manage -> Billing settings

1. Abra Manage y Billing settings.
2. Active Automatic late fees.
3. Configure el periodo de gracia; el mínimo es 7 días.
4. Elija un importe fijo o un porcentaje del saldo vencido.
5. Guarde. El proceso nocturno añadirá el cargo una sola vez por factura elegible.

Cree planes de membresía, inscriba clientes y, si lo desea, permita que WaterMark cobre en cada ciclo las tarjetas guardadas de los miembros para que deje de perseguir facturas recurrentes.

Dónde: Grow -> Memberships (New plan / Enroll customer); cobro automático en Company settings

1. Abra Memberships y use New plan. Defina un nombre, un precio, un periodo de facturación (monthly, quarterly o yearly) y, si quiere, un descuento para miembros.
2. Elija el tipo: Term, un contrato con una duración que puede ampliar, pausar o renovar, o Visit credits, donde se compran N visitas y se usa una por cada visita terminada.
3. Use Enroll customer para inscribir a un cliente en el plan.
4. Para activar el cobro recurrente, abra Company settings y marque Auto-charge members' cards on file each cycle. Empieza apagado y requiere una cuenta de depósitos conectada.
5. Active también dunning para que un cliente cuya tarjeta sea rechazada reciba un correo con un enlace para actualizarla. Los rechazos se reintentan con espera progresiva.

Guarde precios de trabajos comunes, una tarifa explícita de miembro y el origen exacto usado al facturar.

Dónde: Inventory -> Pricebook -> Add item o Flat-rate starter

1. Abra Pricebook y clasifique como servicio, material o equipo.
2. Escriba precio regular y, si corresponde, un precio de miembro no mayor.
3. Use Flat-rate starter para revisar valores de filter clean, pump replacement, heater diagnostic, salt-cell replacement y green-pool recovery.
4. Revise cada fila antes de guardar; el iniciador no reemplaza artículos existentes.

El riesgo usa evidencia confirmada del proveedor y los mensajes de recuperación tienen registro, enfriamiento y fallo visible.

Dónde: Money -> Memberships -> Fix renewals; Today -> Needs Your Attention

1. Abra la fila para ver si la tarjeta vence, venció, falta o corresponde a un ciclo rechazado.
2. Revise cliente y renovación antes de enviar la solicitud segura.
3. Envíe una vez; WaterMark reserva la acción para impedir duplicados.
4. Si falla, corrija correo o proveedor y reintente desde la misma fila.

Conectar Stripe activa los pagos en línea con tarjeta y ACH. Cuando Get Paid Online indica que la cuenta está lista, el dinero del cliente se dirige a su cuenta de Stripe y los enlaces de pago aparecen en los correos de factura, reportes de servicio y portal del propietario.

Dónde: Money -> Get Paid Online

1. Haga clic en Money en la barra lateral izquierda y busque Get Paid Online.
2. Si la tarjeta indica Not set up, haga clic en Set up online payments.
3. Complete los datos de la empresa y del banco en la página alojada por Stripe y después vuelva a WaterMark.
4. Si la etiqueta indica verification pending, haga clic en Finish setup y proporcione la información que Stripe todavía necesite.
5. Cuando la etiqueta indique ready y la tarjeta muestre Ready to accept payments, los enlaces de pago en línea estarán disponibles.

Con Stripe conectado, cada factura puede llevar un enlace de pago y el propietario también puede pagar desde su portal. Al aprobarse la tarjeta, la factura se marca pagada.

Dónde: Factura -> Email, o portal del propietario

1. Confirme primero que "Get Paid Online" muestre "live".
2. Abra la factura y use Email; el correo incluye el enlace de pago.
3. El propietario abre el enlace y paga en la página segura de Stripe.
4. Quien tenga acceso al portal también puede pagar allí cualquier saldo abierto.
5. Cuando se aprueba la tarjeta, la factura pasa a Paid automáticamente.

Cuando un cliente le paga en efectivo, cheque, tarjeta o transferencia bancaria, registre el cobro contra la factura para mantener correctos sus libros. Puede registrar una parte o marcar todo el saldo como pagado con un clic.

Dónde: Abra una factura o la sección de facturación del cliente -> Record payment / Mark Paid

1. Abra la factura desde el registro del cliente o desde su lista de facturas.
2. Para un pago completo, use Mark Paid, elija Cash, Check, Card o ACH / bank transfer y confirme.
3. Para un pago parcial, use Record payment, escriba el importe, elija el método y agregue si quiere una nota, como el número de cheque.
4. Guarde. La factura mostrará Paid, o Partial con el saldo restante si no fue el importe completo.
5. Si un cliente paga de más, el exceso se convierte automáticamente en crédito de cuenta que puede aplicar a su próxima factura.

Devuelva una factura pagada como dinero o conviértala en crédito para una factura futura. Ambas opciones cierran la factura y la quitan de lo cobrado.

Dónde: Money -> Payments & refunds -> factura pagada -> Refund

1. Abra Payments & refunds desde Money.
2. Busque la factura en Paid y use Refund.
3. Revise el importe mostrado; es el total que se devolverá.
4. Elija Money refund para devolver el dinero de la tarjeta por Stripe y señalar cualquier parte en efectivo o cheque que la oficina deba devolver manualmente.
5. O elija Refund to account credit para no mover dinero y crear crédito.
6. Confirme; verá el resultado y la factura pasará a Refunded.

Payments breakdown muestra ocho partes del libro de pagos para las fechas seleccionadas: Card, ACH, Cash, Check, QuickBooks / Xero / other, Card surcharges collected, Refunds y Credits / adjustments.

Dónde: Money tab -> Owner digest preview -> Payments breakdown

1. Abra Money desde la barra lateral.
2. En Owner digest preview, abra "Payments breakdown".
3. Elija This week, This month, This quarter o Year to date. Para Custom range, fije Start y End y seleccione Apply range.
4. Lea los ocho mosaicos: Card, ACH, Cash, Check, QuickBooks / Xero / other, Card surcharges collected, Refunds y Credits / adjustments.
5. Seleccione un mosaico para ver las filas fechadas del libro contable que forman su total.
6. Use Deposit activity para conciliar Net invoice payments collected con las propinas y Card surcharges collected.
7. Consulte Open invoices debajo de los mosaicos para ver el número actual de facturas sin pagar y su saldo.

WaterMark mantiene un recuento continuo de los químicos y piezas que tiene, su valor y cuándo empiezan a escasear. Defina las existencias y el punto de reposición de cada artículo para que se señale al llegar al mínimo.

Dónde: Manage company -> Catalog & forms -> Inventory

1. Abra Inventory para ver valor, gasto químico mensual y cada artículo.
2. En Add / update a chemical, escriba nombre, por ejemplo Liquid Chlorine 12.5%, unidad (lb, oz, gal, bag, case, ea), existencias, punto de reposición y costo por unidad. Si quiere, agregue SKU y proveedor; luego guarde.
3. Un nombre nuevo crea el artículo; uno existente lo actualiza.
4. Use − y ＋ para ajustar; Edit cambia el nombre y Delete elimina.
5. Configure Reorder @; al llegar o bajar aparece LOW.
6. Revise Stock movement (recent) para ver usos, dosis, recepciones, ajustes y autor.

Active inventario por ubicación para descontar piezas del camión del técnico y comparar cada camión con el almacén. Está apagado por defecto.

Dónde: Dashboard -> Trucks & inventory locations

1. Use Turn on per-truck inventory y confirme; el total existente no se pierde.
2. Use ＋ Add truck, escriba nombre, por ejemplo Truck 3 - Mike, ID opcional y conductor habitual; guarde.
3. Repita por camión; el conductor habitual define de dónde se descuentan piezas.
4. Use Receive stock para ingresar una entrega o salida al camión o Shop: elija la ubicación, agregue líneas con artículo y cantidad, y pulse Receive.
5. Use Transfer para mover existencias sin cambiar el total de la empresa.
6. Consulte On hand by location; ⚠ señala valores bajos.

WaterMark puede preparar una orden de compra con todo lo que esté por debajo de su punto de reposición, enviarla por correo al proveedor y sumar la mercancía a las existencias cuando llegue. Nada se agrega a los recuentos hasta que lo recibe.

Dónde: Manage company -> Catalog & forms -> Inventory -> Purchase orders / Vendors

1. Primero agregue a sus proveedores: en la sección Vendors de Inventory, use ＋ Add vendor, escriba un nombre y un correo (el correo permite enviar las órdenes) y guarde.
2. Use Auto-reorder low stock. WaterMark prepara una orden de compra con cada artículo que esté por debajo de su punto de reposición. Es solo un borrador y todavía no cambia sus existencias.
3. Revise la orden y use Send; solo se marca enviada cuando el correo realmente sale a la dirección guardada del proveedor.
4. Use Print para obtener una copia de la orden en papel o PDF.
5. Cuando llegue físicamente la mercancía, use Receive… en la orden. Escriba en cada línea la cantidad realmente entregada y use Receive entered, o elija Receive all para recibir todas las líneas por completo.
6. La recepción suma esas cantidades a las existencias y las registra en el historial de movimientos. Una orden recibida en parte muestra la insignia partial para que reciba el resto después.

El catálogo es la lista que el técnico elige en la visita; los objetivos son los rangos usados por las recomendaciones de dosificación.

Dónde: Manage company -> Catalog & forms -> Chemical catalog / Water-balance targets

1. Abra Chemical catalog.
2. En Add a chemical, escriba nombre, por ejemplo Cal-Hypo 73%, categoría, unidad, mínimos/máximos/pasos y tamaños de envase separados por punto y coma; use + Add.
3. Edite en la fila; quite show para ocultar sin borrar o use Delete para eliminar.
4. Vuelva y abra Water-balance targets.
5. Configure min, ideal y max para cada lectura; deje intacto para usar el valor estándar o use reset.
6. Use Save targets; las recomendaciones y reportes usarán esos valores.

Cuando un técnico registra una pieza en un trabajo, aparece en Ready to Bill para que nada de lo instalado quede sin facturar. Con un clic, las piezas registradas de un cliente se convierten en una factura detallada.

Dónde: Money -> panel Ready to Bill

1. Abra Money y busque Ready to Bill justo después de Unpaid Invoices; muestra a cada cliente que tiene piezas registradas en campo pero aún no facturadas.
2. Lea la línea bajo cada cliente para ver las piezas, las cantidades y el total a la derecha.
3. Cuando esté listo, use Bill it en ese cliente.
4. WaterMark crea una factura detallada con esas piezas y confirma cuántos conceptos contiene y el importe.
5. Una vez facturado, el cliente sale de Ready to Bill. Administre la factura nueva desde Unpaid Invoices como cualquier otra.

Compara cantidades pedidas, recibidas y facturadas antes de aprobar; las devoluciones descuentan existencias una vez y siguen el crédito.

Dónde: Inventory -> Money operations -> Vendor bills / Returns

1. Cree o abra proveedor, orden y recepción.
2. Capture la factura y revise la conciliación de tres vías.
3. Apruebe solo cuando exista la recepción y lo facturado acumulado corresponda a la orden.
4. En una devolución, revise la reducción, envíe una vez y registre el crédito cuando llegue.

Los objetivos por ubicación proponen una orden para revisión y las zonas ZIP/condado conservan tasas locales con respaldo estatal.

Dónde: Inventory -> Money operations -> Replenishment; Manage company -> Tax zones

1. Configure mínimo y objetivo por artículo en Shop o camión.
2. Revise la cantidad propuesta y confirme solo lo que quiere en el borrador.
3. En Tax zones, escriba ZIP o condado y la tasa local completa.
4. Resuelva toda alerta de discrepancia antes de facturar una dirección cambiada.

Invite a su equipo por correo para que cada persona cree su contraseña y acceda a la app de campo, al panel de oficina o a ambos.

Dónde: Manage (icono de engranaje) -> Setup -> Team

1. Abra Manage con el icono de engranaje y, en Setup, use Team.
2. Baje a Invite an employee by email y escriba su nombre, si quiere, y su correo.
3. En Role & access, elija Tech (field), Office u Owner. Las casillas Field app y Office se ajustan automáticamente, pero puede marcar ambas si la persona trabaja en camiones y también en la oficina.
4. Use Send invite. Recibirá un enlace seguro, válido por 7 días, para crear su propia contraseña.
5. Si aún no tiene configurado el correo, abra Or add a member with a temporary password, defina una contraseña temporal y entréguesela para que la cambie después.

La tabla Team controla app de campo, oficina, facultades de gerente, acceso al dinero (Sees $), estado y sucursal. Cada casilla se guarda al pulsarla.

Dónde: Manage -> Setup -> Team

1. Abra Manage -> Setup -> Team.
2. Field app da o quita acceso móvil; Office controla el panel web. No puede quitar su propio acceso de oficina.
3. Manager permite a un usuario de oficina conectar QuickBooks o Xero y configurar o aprobar nómina; el propietario siempre tiene esta facultad.
4. Sees $ permite a un técnico ver el dinero de la empresa: saldos, totales de facturas, costos, márgenes e informes de dinero. Propietarios y oficina siempre lo ven. Sin él, el técnico sigue viendo el precio de venta de lo que instala y cobra al cerrar sus propios trabajos.
5. Desmarque Active cuando alguien deje la empresa; bloquea su acceso sin borrar historial.
6. En varias sucursales, use Branch y only para limitar tablero y reportes.

Los permisos de campo deciden qué puede cambiar un técnico: clientes, nombre de empresa, su propio nombre y datos de puerta o acceso. Defina un valor general y luego permita o bloquee excepciones por persona.

Dónde: Manage -> Setup -> Team -> "Field-app permissions"

1. Abra Manage -> Setup -> Team y baje a Field-app permissions.
2. Las casillas son el valor DEFAULT para toda la cuadrilla. La mayoría sigue bloqueada hasta que la habilite; Manage access info empieza activo para poder corregir un código de puerta en campo.
3. Cambie un valor general para todos los trabajadores de campo.
4. Para una persona, use Permissions en su fila.
5. Elija Default, Allow o Block en cada capacidad y pulse Done.

Per-tech pay setup indica cómo calcular las ganancias de cada técnico al ejecutar nómina. La mayoría de las empresas paga por hora; la comisión es opcional y se define por persona. Aquí también decide si las horas extra siguen la regla federal FLSA.

Dónde: Manage -> Setup -> Company settings -> "Crew pay & pricing"

1. Abra Company settings y Crew pay & pricing.
2. Elija el valor general de Commission basis: Revenue (porcentaje del dinero cobrado) o Profit (servicio más margen de piezas).
3. Deje Weekly overtime for hourly techs (FLSA) activo salvo que su cuadrilla use 1099/day-rate; paga tiempo y medio después de 40 horas en Mon-Sun.
4. En Per-tech pay setup, elija Hourly, Track hours only, Per job o Commission.
5. Complete Rate en $/hr o /job y, para comisión, Service % o Parts %. En Basis puede heredar el valor general o reemplazarlo.
6. Use Save en la fila y compruebe los valores recargados.

Timesheets muestra horas registradas desde la app de campo y permite corregir excepciones antes de nómina.

Dónde: Barra lateral -> Team -> Timesheets

1. Abra Team y Timesheets; se carga la semana actual.
2. Cambie entre This pay week y Last pay week.
3. Abra el nombre de un técnico para ver entradas y totales. Una ⚠ roja indica un turno sin salida que necesita corrección y se abre automáticamente.
4. Use Edit, fije entrada, salida y nota opcional, y guarde.
5. Para cerrar ahora usa la acción de cierre; para una hora exacta use Edit.
6. Si falta todo el turno, use + Add entry, elija al técnico e ingrese la hora de entrada y salida.

Una ejecución de nómina toma una instantánea de la semana de pago en un borrador que puede revisar y ajustar; después lo aprueba para bloquearlo como registro pagado permanente y exportarlo a CSV. Los ingresos se calculan con los cobros recibidos, el registro de piezas y las horas fichadas.

Dónde: Barra lateral izquierda -> Team -> panel Payroll

1. Abra Team en la barra lateral izquierda y busque el panel Payroll.
2. Elija el periodo, This pay week o Last pay week, y use Run payroll; se crea un DRAFT y se abre.
3. Revise la línea de cada técnico: tipo de pago, trabajos, horas (el tiempo que supera 40 aparece como OT), ingresos y ganancias.
4. Si hace falta, agregue un ajuste o bono: elija un técnico o toda la ejecución, escriba una etiqueta y un importe (negativo para una deducción) y use Add.
5. Cuando las cifras estén correctas, use Approve & lock. Se bloquea como registro pagado inmutable con su nombre y marca de tiempo.
6. En una ejecución aprobada, use Download CSV para exportarla a su procesador de nómina o contador.

Los perfiles opcionales añaden spiffs por SKU y un nivel de ingresos coincidente usando dinero cobrado neto de reembolsos.

Dónde: Team -> Pay rules & exports -> Set up pay rules

1. Abra Set up pay rules y elija técnicos.
2. Agregue un spiff fijo o porcentual a un artículo real.
3. Agregue opcionalmente niveles y tope; solo aplica el nivel mayor que corresponda.
4. Ejecute la vista previa exacta antes de guardar.

Mapea ejecuciones aprobadas a códigos de ADP, Gusto o Paychex y permite una firma o disputa revisable por empleado.

Dónde: Team -> Pay rules & exports; Payroll run -> Sign-off

1. Mapee códigos de ingresos e ID del empleado en el proveedor.
2. Previsualice y apruebe la nómina con el flujo normal.
3. Exporte el CSV; WaterMark prepara el archivo y no afirma haber enviado la nómina.
4. Si hay disputa, revise la nota y resuélvala; cualquier ajuste monetario va en la siguiente ejecución.

La confianza en una sincronización viene de conocer sus límites. Esta guía lista cada tipo de registro que la sincronización bidireccional con QuickBooks transporta, y nombra con claridad lo que se queda en WaterMark.

Dónde: Money -> QuickBooks

1. Cruza en ambas direcciones: clientes, facturas (con sus líneas detalladas) y pagos.
2. Cruza hacia QuickBooks: reembolsos (como recibos de reembolso o ajustes), notas de crédito y sus aplicaciones, y la conciliación de depósitos: depósitos con asientos de comisiones que cuadran, para que su banco coincida al centavo.
3. Los totales de factura siempre coinciden exactamente, impuestos incluidos: el monto del impuesto viaja en la factura para que QuickBooks y WaterMark nunca discrepen en lo cobrado. WaterMark no llena los códigos de impuestos propios de QuickBooks: si declara impuestos desde el módulo de QuickBooks, aplique sus códigos allí.
4. Un pago anulado en QuickBooks se trae de vuelta y se revierte en WaterMark automáticamente, con una nota que nombra el pago de QuickBooks que revierte.
5. No cruza, por diseño: cotizaciones (se sincronizan cuando se vuelven facturas), fotos y adjuntos, registros de químicos y gastos, y datos de tiempo o nómina.
6. Anular una factura en WaterMark no anula la copia ya enviada en QuickBooks: anúlela allí también. Las facturas anuladas, reembolsadas, disputadas o consolidadas antes de sincronizarse nunca se envían, a propósito.

QuickBooks Online es la conexión contable activa y recomendada. Clientes, facturas y pagos fluyen en ambos sentidos sin captura doble.

Dónde: Money -> panel QuickBooks

1. Abra Money y busque QuickBooks debajo del trabajo diario y Get Paid Online.
2. Use Connect to QuickBooks e inicie sesión en su empresa de QuickBooks Online.
3. Autorice la conexión; al volver verá Connected to [your company].
4. Use Push to QuickBooks now para enviar clientes y facturas actuales.
5. Use Pull from QuickBooks para importar facturas y pagos creados allí.
6. Déjelo conectado: los cambios de WaterMark se envían al ocurrir y el proceso nocturno trae lo creado en QuickBooks.

Use Income accounts para elegir dónde llegan las líneas de factura en la empresa conectada de QuickBooks o Xero. Defina primero una cuenta predeterminada y agregue excepciones por categoría o artículo solo cuando ese trabajo necesite otra cuenta.

Dónde: Money -> Income accounts

1. Abra Money y baje a Income accounts; conecte primero QuickBooks o Xero.
2. Elija Default income account; se usa cuando no hay excepción.
3. Elija una cuenta por categoría cuando todos sus artículos deben ir al mismo lugar.
4. Abra Per-item overrides para asignar una cuenta a un solo artículo activo.
5. Use Save QuickBooks mapping o Save Xero mapping y espere la confirmación.

Xero es un complemento contable mensual opcional. Después de activarlo y conectarlo, su panel de Money puede enviar registros de WaterMark a Xero e importar registros de Xero; permanezca apagado hasta que lo active.

Dónde: Money -> Xero

1. Abra Money y busque Xero debajo de QuickBooks.
2. Si el panel dice Not configured yet, Xero no está disponible y el panel no muestra ninguna acción de configuración.
3. Cuando aparezca la oferta del complemento, revise el precio mensual mostrado, haga clic en Enable Xero sync y confirme el cargo en su factura de WaterMark.
4. Haga clic en Connect to Xero e inicie sesión en su organización de Xero.
5. Cuando el panel indique que está conectado, use Push to Xero now para enviar registros o Pull from Xero para importarlos.
6. Use Turn off add-on para detener su facturación y retirar el acceso de Xero para la empresa.

Todos los planes incluyen una API REST pública para leer datos, hacer exportaciones incrementales con checkpoint o cambiar una clave por un token de 15 minutos. La automatización opcional se limita deliberadamente a tareas de oficina y notas del cliente sin instrucciones de acceso.

Dónde: Manage company -> Setup -> Webhooks & API; solo propietario

1. Abra Manage company y Webhooks & API en Setup.
2. Baje a API keys.
3. Escriba un nombre, por ejemplo Zapier, y use Create key.
4. Copie la clave de inmediato; solo se muestra una vez y debe guardarla de forma segura.
5. Envíe "Authorization: Bearer wk_..." o intercámbiela en POST /api/v1/oauth/token por un token de 15 minutos.
6. Lea customers, jobs, invoices y payments; use /api/v1/export/{resource} para un flujo incremental con checkpoint.
7. Para acciones de Zapier, cree otra clave con automation y envíe Idempotency-Key.

Un webhook envía una notificación firmada al URL que elija en cuanto ocurre algo, como terminar un trabajo, pagar una factura o recibir una reseña. Es la forma más directa de conectar WaterMark con Zapier, Make o su propio backend.

Dónde: Manage company -> Setup -> Webhooks & API; solo propietario

1. Abra Manage company y Webhooks & API.
2. En Add a webhook, pegue el URL receptor.
3. Marque los eventos o no marque ninguno para recibir todos.
4. Agregue un secreto de firma o deje que WaterMark genere uno.
5. Use Add webhook y luego Send test para comprobar la recepción.
6. Verifique X-WaterMark-Signature calculando HMAC-SHA256 del cuerpo original con el secreto.

Envíe avisos claros a un canal de Slack cuando ocurre algo importante, como terminar un trabajo, recibir un pago o pagar una factura. Solo necesita el URL de un Incoming Webhook; no hace falta instalar ni aprobar una app de Slack.

Dónde: Manage company -> Setup -> Webhooks & API -> Slack notifications

1. En Slack, cree un Incoming Webhook para el canal y copie su URL.
2. En WaterMark, abra Manage company y Webhooks & API.
3. Baje a Slack notifications.
4. Pegue el URL del Incoming Webhook.
5. Guarde y envíe una prueba.
6. Para cambiar de canal reemplaza el URL; para detener, elimínelo.

Añada las próximas paradas a Google Calendar, Apple Calendar u Outlook mediante un enlace privado que se actualiza solo.

Dónde: Manage company -> Company settings -> Subscribe to your schedule

1. Abra Company settings.
2. Baje a Subscribe to your schedule (calendar feed).
3. Use Get my calendar (.ics) link y luego Copy.
4. En su calendario, elija Subscribe o Add by URL y pegue el enlace.
5. Las próximas paradas aparecerán y se actualizarán automáticamente.

Combina webhooks de eventos firmados, exportaciones de lectura con checkpoint y dos acciones de Zapier deliberadamente limitadas, sin permitir modificar clientes, trabajos, facturas, pagos, instrucciones de acceso o credenciales.

Dónde: Manage company -> Setup -> Webhooks & API -> Advanced automation

1. Cree otra clave de API con read y automation después de revisar el límite.
2. Suscriba Zapier a un evento como job.completed o invoice.paid.
3. Lea datos actuales o incrementales con el checkpoint documentado.
4. Para una acción, envíe un Idempotency-Key único y cree solo una tarea de oficina o una nota del cliente sin instrucciones de acceso.

Today empieza por el trabajo que requiere atención y las cifras diarias; Business Overview compara ingresos, trabajos, saldo y otros KPI por periodo.

Dónde: Today, la pantalla inicial -> Business Overview

1. Inicie sesión y permanezca en Today, el primer elemento de la barra lateral izquierda.
2. Empiece en Needs Your Attention. La exposición monetaria registrada suma solo los importes explícitos de A/R, trabajo sin facturar, trabajo sin vender y MRR de renovación asociados a señales confirmadas; nunca estima el valor de una señal que no devolvió uno.
3. Abra una fila de Command Center con su acción, o enfóquela y use Enter. Las flechas arriba y abajo recorren las filas visibles.
4. Después use la franja de cifras diarias para abrir despacho, ingresos, costo químico, ganancia o facturas pendientes.
5. Siga hasta Business Overview para KPI de periodos más largos.
6. Use el selector a la derecha del título del panel para cambiar entre All, Month, Quarter y YTD.
7. Cada mosaico se actualiza al periodo elegido: use Month para este mes o YTD para lo acumulado del año.
8. Baje por Today hasta Ask WaterMark AI, donde puede escribir en lenguaje cotidiano una pregunta sobre sus cifras.

Money reúne sus reportes detallados de ganancia: qué cuadrilla realmente produce dinero, cuánto cuestan los químicos por técnico y por piscina, y cuántos clientes ganó frente a los que perdió. Estas cifras muestran a dónde se va su margen.

Dónde: Money en la barra lateral izquierda

1. Abra Money en la barra lateral izquierda.
2. Baje a Profit by Route para ver los ingresos menos el costo químico de cada cuadrilla; use el selector para cambiar entre este mes, trimestre, año o los últimos 12 meses.
3. Use el botón CSV del panel Profit by Route para descargar ese desglose y guardarlo.
4. Consulte Chemical Cost by Tech para detectar a un técnico que usa más producto que los demás, y Chemical Cost by Pool para encontrar una sola piscina que consume el margen.
5. Puede contraer ambos paneles; el resumen conserva el periodo o indica si no está disponible.
6. Baje a Customer Retention para ver los clientes nuevos frente a los perdidos durante el periodo que elija en su selector.
7. Consulte Owner digest preview bajo retención para ver de un vistazo las cifras exactas del resumen semanal.

WaterMark puede darle una hoja de cálculo de casi todo: clientes, facturas, pagos, trabajos, equipos, pruebas de agua, antigüedad de A/R y ganancia por ruta. Abra Report studio para previsualizar, fijar o programar un conjunto de datos confiable, o descargue un CSV sin procesar para abrirlo en Excel o enviarlo a su contador.

Dónde: Manage en la barra superior -> Insights -> Report studio; también hay botones CSV en el centro Manage y en Money

1. Abra Manage en la barra superior (o Account -> Manage company) para entrar en el centro Manage.
2. En Insights, use Report studio para abrir el generador completo de reportes.
3. Empiece con una plantilla confiable, como A/R aging, route profitability, chemical cost, retention o membership MRR.
4. Elija los campos permitidos y el periodo, y use Preview antes de guardar nada.
5. Fije un reporte útil en Today o prográmelo por correo solo cuando la vista previa responda a su pregunta.
6. Para otros datos, use los botones CSV del centro Manage (Customers, Invoices o AR aging) o el botón CSV del panel Profit by Route en Money.

Lead-Source ROI muestra qué canal de marketing realmente compensa: prospectos, cuántos se volvieron clientes, los ingresos que trajeron y, cuando registra el gasto, el costo de adquisición (CAC) y el retorno (ROI). Úselo para decidir dónde invertir el presupuesto del mes siguiente.

Dónde: Grow -> Lead-Source ROI & CAC

1. Abra Grow y Lead-Source ROI & CAC.
2. Elija los últimos 3, 6, 12 o 24 meses.
3. Escriba Source, mes y gasto y use Record spend.
4. La tabla calcula CAC como gasto por cliente y ROI como ingreso menos gasto dividido por gasto.
5. Compare canales: verde indica retorno positivo y rojo, costo superior al retorno.
6. En Manage -> Leads, guarde Source antes de Add lead.

Grow es su centro de marketing. Envíe una campaña única por correo o texto a un segmento, configure secuencias automatizadas de varios correos para recuperar clientes o vender otros servicios, y siga a los prospectos en un pipeline de ventas. El correo funciona hoy; los textos se envían cuando SMS está habilitado para su cuenta.

Dónde: Grow en la barra lateral izquierda -> panel Marketing & referrals

1. Abra Grow y busque los mosaicos de Marketing & referrals.
2. Use New campaign, elija Email o Text, seleccione una audiencia (todos, inactivos o miembros), parta si quiere de una plantilla, escriba el mensaje y use Send.
3. Use Drip sequences para crear secuencias automatizadas de correos; parta de la plantilla Win-back o Membership cross-sell, o de una vacía, y luego use Start.
4. Use Sale pipeline para ver a los prospectos en un tablero kanban; mueva cada oportunidad entre etapas con las flechas de su tarjeta y convierta en cliente la que haya ganado.
5. Use Win-back list para ver clientes sin una visita reciente y luego Message this list para contactarlos en un solo paso.

Grow contiene dos motores de recomendación: la bandeja para leer y responder sus reseñas de Google, y los referidos, tanto de clientes que le envían a un vecino como del programa Refer a pool pro, que genera crédito de cuenta cuando otra empresa de piscinas que invitó se convierte en cliente de WaterMark.

Dónde: Grow en la barra lateral izquierda -> paneles Reviews inbox, Referrals y Refer a pool pro

1. Abra Grow y luego Reviews inbox. Si está disponible para su cuenta, conecte Google Business Profile para leer y responder reseñas sin salir de WaterMark.
2. Para pedir una reseña a clientes satisfechos, use New campaign, elija la plantilla de correo Ask for a review y envíela a sus clientes.
3. Guarde su enlace de reseñas de Google en Company settings para tenerlo listo al compartirlo con clientes satisfechos.
4. Abra Referrals para ver quién refirió a quién; use Copy referral link en la ficha del cliente para obtener su enlace personal.
5. Baje a Refer a pool pro, copie su enlace y compártalo con otra empresa de piscinas para ganar crédito de cuenta cuando se convierta en cliente pagado.

El margen operativo combina ingresos, pago técnico, carga patronal, químicos y piezas con una base compartida por trabajo.

Dónde: Money -> Profit by Route; Customer 360 -> pool margin; Recent Service -> Job cost

1. Abra Profit by Route y elija el periodo.
2. Revise GM% por ruta y abra una para ver ingreso, nómina, carga, químicos y piezas por visita.
3. En Customer 360, abra el margen histórico de una piscina.
4. Tome estimated como planificación hasta cobrar la factura; collected usa dinero real neto de reembolsos.

Los reportes de MRR usan eventos explícitos de ciclo y una vista operativa opcional que no inventa fechas en ciclos antiguos.

Dónde: Grow -> Revenue & retention; Manage company -> Advanced membership revenue view

1. Abra Revenue & retention y elija el periodo.
2. Lea MRR, ARR, altas, bajas, churn y mezcla de planes; se indica el denominador.
3. Active la vista operativa avanzada solo si quiere separar valor reconocido y diferido.
4. Los ciclos antiguos sin fechas explícitas permanecen unclassified.

Las llamadas generan atribución real, la recuperación respeta consentimiento y horarios, y los listados solo muestran datos leídos o una instantánea manual explícita.

Dónde: Grow -> Calls & attribution / Listing consistency

1. Elija una suscripción de pago en Facturación antes de reclamar un número o desviar llamadas. Los espacios pausados no desvían llamadas. Luego abra Calls & attribution y siga las instrucciones DNI.
2. Revise llamadas perdidas; se envía un solo texto registrado si lo permiten consentimiento y horario local.
3. Convierta el prospecto normalmente para conservar origen e ingresos reservados.
4. En Listing consistency, revise datos confirmados y use Sync solo tras revisar el cambio.

Report Studio parte de seis conjuntos conciliados y permite tablas, KPI o barras con límites, pines en Today y correo programado sin SQL.

Dónde: Grow -> Report studio; Today -> pinned reports

1. Abra Report studio y elija Profit by pool, Chemical cost, Retention, Route profitability, Membership MRR o A/R aging.
2. Elija columnas, agregación y filtros, y ejecute Preview.
3. Guarde solo cuando la vista confirmada responda su pregunta; cambiar un control vuelve obsoleta la anterior.
4. Opcionalmente fije en Today o abra Advanced delivery para programar correo.

Un solo mensaje para toda su cartera: un aviso de vigilancia de invierno, una revisión después de una tormenta, la apertura de temporada. WaterMark le muestra a cuántos clientes llega y el costo estimado ANTES de enviar nada, luego envía en segundo plano para que cierres la ventana, y termina con un recibo honesto.

Dónde: Grow en la barra lateral izquierda -> Marketing & referrals -> New campaign

1. Abra Grow en la barra lateral izquierda y luego use New campaign en el panel Marketing & referrals.
2. Escoja Text message (SMS) o Email, defina la audiencia (todos los clientes, inactivos o solo miembros) y escriba su mensaje. Parta de una plantilla si alguna le sirve.
3. Use Review and send. Todavía no sale nada.
4. Lea la pantalla de revisión: a cuántos clientes llega, un estimado de cuántos segmentos de texto son y de cuántos de ellos incluye su plan este mes, y el costo adicional estimado si pasa de sus segmentos incluidos (el cargo final sigue el conteo de segmentos que verifica el operador, que puede ser menor o mayor).
5. Use el botón de envío, que lleva el número de destinatarios en su etiqueta, y confirme la pregunta.
6. Mire la barra de progreso, o cierre la ventana y deje que termine solo. El recibo muestra cuántos salieron, cuántos quedaron en espera por el horario de silencio y cuántos se omitieron.

La pantalla Billing & plan, disponible solo para el propietario, muestra el plan actual de WaterMark, las plazas activas de técnicos, el próximo cargo y el método de pago cuando se pueden confirmar, y los recibos pagados de la suscripción. Desde la misma pantalla puede mejorar el plan o abrir el portal seguro de facturación.

Dónde: Barra lateral izquierda -> Account -> Manage company -> Money -> Billing & plan (propietario de la cuenta)

1. Haga clic en Account en la barra lateral izquierda, elija Manage company, busque la sección Money y haga clic en Billing & plan.
2. Consulte Plan y Seats en los datos de la cuenta. La pantalla también muestra el próximo cargo y el método de pago cuando esos datos están disponibles.
3. En Subscription receipts, abra un enlace Receipt para ver una factura pagada de la suscripción cuando el proveedor proporcione el enlace.
4. Si no tiene una suscripción activa, haga clic en Start subscription para elegir la facturación mensual o anual. Las cuentas nuevas empiezan con una prueba gratis de 30 días del plan de $59 al mes, sin tarjeta. No hay un plan gratuito permanente. Hasta que guarde una tarjeta, toda la prueba incluye hasta 100 segmentos de texto, 20 acciones de IA, 10 minutos de recepción y 5,000 correos a clientes. Una prueba sin suscripción puede tener 2 técnicos activos, los puestos que incluye el plan. Con suscripción, la IA pagada se detiene en 30 bloques ($300) al mes y los minutos de recepción pagados se detienen en 40 bloques ($200) al mes; pasado cualquiera de esos topes esa función se rechaza el resto del mes y no se factura nada más. Al día 30, elija una suscripción o su espacio queda pausado. Sus datos se conservan y puede exportarlos. Los clientes actuales de Starter reciben aviso con al menos 30 días de anticipación antes del cambio de acceso.
5. Para una suscripción activa, use Switch to annual o Switch to monthly en Billing & plan para cambiar el intervalo de facturación: WaterMark hace ese cambio por su cuenta y Stripe acredita el tiempo ya pagado. Update card or cancel abre el portal seguro de facturación, que es donde viven el método de pago y la cancelación.
6. Vuelva a Billing & plan para consultar el estado actual. Cuando la cancelación esté programada para el final del periodo, la pantalla mostrará la fecha en que termina el plan.

El nombre, logotipo, dirección, licencia, sitio web y zona horaria de su empresa identifican cada factura, estado de cuenta, página del portal y texto que envía. Configúrelos una vez para que todo lo posterior se lea correctamente. Aquí también se encuentran el impuesto sobre ventas, los plazos de pago y la retención del historial de mensajes.

Dónde: Manage (icono de engranaje) -> Setup -> Company & Tax

1. Abra el menú Manage con el icono de engranaje y, en Setup, use Company & Tax.
2. Escriba Company name exactamente como deben verlo los clientes; identifica sus facturas, reportes, el portal y los textos.
3. Suba Business logo en PNG o JPG de menos de 4 MB; aparece en las facturas y estados de cuenta del cliente. Use Remove para quitarlo.
4. Complete Business address, Business phone, License # y Website.
5. Elija Time zone: determina qué es hoy, la programación y cada marca de tiempo, así que configúrela correctamente desde el principio.
6. Junto a Sales tax, use Set rates by state para introducir una tasa por cada estado donde trabaja; a cada cliente se le aplica la tasa de su propio estado.
7. Pegue su enlace de reseñas de Google para que los clientes satisfechos lleguen al lugar correcto.
8. En Payment terms, fije Net days (0 significa vencimiento al recibir) para controlar cuándo vencen las facturas.
9. Use Save.

Las unidades de negocio agrupan su trabajo por línea, como Maintenance, Service/Repair y Construction. Añaden bandas de color al tablero de despacho, filtran rutas y separan sus indicadores. Son opcionales; omítalas si solo trabaja una línea.

Dónde: Manage (icono de engranaje) -> Setup -> Business units

1. Abra Manage -> Setup -> Business units.
2. Escriba el nombre de la unidad en New unit name, por ejemplo Maintenance.
3. Elija un color para la unidad con la muestra; ese color identifica la unidad en el tablero de despacho.
4. Use Add unit.
5. Repita el proceso por cada línea de negocio que trabaje.
6. Para cambiar después el nombre o color, edite la unidad en la lista y se guardará automáticamente; desmarque Active para retirarla sin borrarla.

Las automatizaciones envían por sí solas un seguimiento de estimado, un recordatorio vencido o una solicitud de reseña para que no tenga que perseguirlos a mano. Usted controla cada una y configura el texto en Message templates.

Dónde: Manage (icono de engranaje) -> Automations; y Manage -> Setup -> Message templates

1. Abra Manage -> Automations. Verá tres interruptores: Estimate follow-up, Past-due reminder y Review request; todos empiezan apagados.
2. Active los que quiera. Cada uno se guarda en cuanto lo cambia.
3. Configure el número After N day(s) de cada uno, por ejemplo seguir un estimado después de 3 días o recordar un vencimiento después de 7.
4. Abra Manage -> Setup -> Message templates para editar el texto exacto que reciben los clientes; las etiquetas de combinación, como el nombre del cliente, se completan solas.
5. Use Save templates.
6. Use Run now en Automations cuando quiera procesar a los clientes elegibles de inmediato en lugar de esperar la ejecución diaria.

WaterMark puede enviar a cada técnico su ruta, entregar cada noche el libro completo del día siguiente, mandar a los clientes un recordatorio por texto el día anterior y enviarle por correo un resumen semanal del negocio. Todas estas opciones aparecen como casillas sencillas en Company & Tax.

Dónde: Manage (icono de engranaje) -> Setup -> Company & Tax

1. Abra Manage -> Setup -> Company & Tax.
2. Active Email each tech their next-day route with the daily run para enviar a cada técnico que trabaje las paradas de mañana; requiere que el correo esté configurado. Si también está activa la opción nocturna más completa, esta sustituye a la copia sencilla para que el técnico no reciba dos correos.
3. Active Email tomorrow's route every night para que la oficina reciba todo el libro del día siguiente y cada técnico reciba su propia ruta, cada una con un PDF imprimible.
4. Use Preview tomorrow's email o View route PDF para ver exactamente lo que saldrá antes de comprometerse.
5. Active Text customers a day-before appointment reminder para recordar a cada cliente su visita el día anterior; se respetan las bajas.
6. Active Email me a weekly business digest para recibir un resumen semanal de ingresos, A/R, trabajos y clientes.
7. Use Save.

Convierta su página pública de reservas en un programador real: los clientes eligen un día disponible y usted recibe una solicitud que puede confirmar en lugar de solo un prospecto. Usted limita cuántas reservas acepta por día y con cuánta anticipación las ofrece.

Dónde: Manage (icono de engranaje) -> Setup -> Company & Tax -> Online booking

1. Abra Manage -> Setup -> Company & Tax y baje a Online booking.
2. Active Let customers self-schedule a day on your booking page.
3. Configure Bookings per day para limitar cuántas visitas autoprogramadas aceptará en un solo día.
4. Configure Days out to offer para controlar hasta qué fecha futura muestra la página los días disponibles.
5. Use Save.
6. Revise las solicitudes entrantes en Leads -> Booking requests y confirme cada una.

La recepcionista opcional responde llamadas, conoce sus servicios, crea solicitudes y transfiere cuando se lo piden. No funciona hasta que haya un número dedicado confirmado.

Dónde: Manage -> Setup -> Company & Tax -> AI phone receptionist

1. Abra Company & Tax y baje a AI phone receptionist.
2. Active Answer calls with an AI receptionist.
3. Escriba Transfer to a person (phone).
4. Escriba un Greeting opcional o deje el predeterminado.
5. Use Save.
6. WaterMark prepara el número dedicado; vuelva a abrir la pantalla si aún está en confirmación.

Elija Comfortable o Compact para su cuenta. Compact reduce espacios sin achicar las áreas táctiles.

Dónde: Account menu en la parte inferior izquierda -> Account settings -> Workspace density

1. Abra Account menu en la parte inferior izquierda y elija Account settings.
2. En Workspace density, elija Comfortable para el espacio actual o Compact para ver más filas.
3. Espere la confirmación; la preferencia sigue su usuario en otros navegadores.

Do something puede proponer cinco operaciones permitidas, pero nada se mueve, envía, guarda ni cambia pago hasta que revise y confirme.

Dónde: Ask AI -> Do something

1. Abra Ask AI, elija Do something y describa una tarea exacta con fechas, importes o nombres.
2. Use Review plan y lea la propuesta validada; agregue cualquier dato solicitado.
3. Use Confirm action solo si el resumen es exacto; otro diálogo repite la consecuencia.
4. Lea el estado final; si falla la entrega, dice Nothing sent y el estimado queda abierto.

Propone un día con capacidad, pide confirmación y crea un trabajo real solo cuando identifica sin ambigüedad al cliente y la piscina.

Dónde: Manage company -> Company & Tax -> AI phone receptionist

1. Active la recepcionista solo cuando voz, saludo y número de transferencia estén configurados.
2. El cliente conocido pide una fecha y confirma exactamente el día ofrecido.
3. WaterMark crea un trabajo y una cita con los valores predeterminados de la piscina y la ruta; un callback repetido de Twilio reutiliza el primer resultado.
4. Para un desconocido, la oficina recibe una solicitud retenida; no se le dice que ya tiene servicio confirmado.

Resumen claro de las protecciones reales: cifrado en tránsito, aislamiento por empresa, manejo de tarjetas por Stripe, tokens cifrados y copias nocturnas.

Dónde: Account menu en la parte inferior izquierda -> Account settings y -> Your data & account

1. Tenga presente que el tráfico viaja cifrado: todo lo que circula entre su navegador o la app de campo y WaterMark usa una conexión cifrada por HTTPS.
2. Confíe en el aislamiento entre empresas: los datos de su empresa están separados de los de todas las demás en WaterMark; una empresa nunca puede ver los clientes, trabajos ni facturas de otra.
3. Entienda cómo se manejan las tarjetas: cuando conecta Stripe, Stripe procesa los números de tarjeta y WaterMark nunca los guarda en sus servidores.
4. Mantenga la tranquilidad con las cuentas conectadas: los tokens de servicios como QuickBooks se guardan cifrados, no como texto sin formato.
5. Active la autenticación de dos factores para propietarios y personal de oficina como una segunda capa al iniciar sesión; consulte el artículo dedicado.
6. La tarea diaria de copias de seguridad intenta realizar una copia fuera del sitio cuando el almacenamiento externo está configurado; sin esa configuración no realiza una copia de seguridad. La configuración de copias de seguridad por sí sola no confirma que una copia se haya realizado correctamente. Pida a soporte que confirme las comprobaciones recientes de copia de seguridad y restauración.

Añada un segundo paso al inicio de sesión para que una contraseña robada no baste para entrar en su cuenta. Se recomienda especialmente para propietarios y personal de oficina. Usará una app de autenticación gratuita en su teléfono.

Dónde: Account menu en la parte inferior izquierda -> Account settings -> baje a Two-factor authentication

1. Instale una app de autenticación en su teléfono si aún no tiene una; Google Authenticator, Authy o 1Password funcionan.
2. Abra Account menu en la parte inferior izquierda y elija Account settings.
3. Baje a Two-factor authentication y use Enable two-factor.
4. Escanee el código QR de la pantalla con su app, o escriba a mano la clave de configuración si no puede escanearlo.
5. Introduzca el código actual de 6 dígitos de su app para confirmar y luego use la acción de verificación.
6. Guarde los 8 códigos de respaldo que aparecen; solo se muestran una vez. Consérvelos en un lugar seguro por si pierde el teléfono.

Los datos de su empresa son suyos y puede descargar una copia completa cuando quiera para sus archivos, su contador o su tranquilidad. Esta opción está disponible para el propietario de la empresa.

Dónde: Account menu en la parte inferior izquierda -> Your data & account

1. Abra Account menu en la parte inferior izquierda del dashboard.
2. Use Your data & account; esta opción está disponible para el propietario de la empresa.
3. Use Download my data (JSON) para obtener un archivo completo con clientes, piscinas, trabajos, facturas, pagos, equipos, técnicos y usuarios.
4. O use los botones CSV para descargar en una hoja de cálculo una sola lista: Customers, Invoices, Payments, Jobs, Equipment o Water tests.
5. Guarde el archivo de forma segura; es una instantánea del momento.

Cómo cerrar su cuenta de WaterMark y solicitar el borrado de sus datos, y qué ocurre con los registros financieros que la ley exige conservar. Nada se elimina al instante; confirmamos con usted primero.

Dónde: Account menu (parte inferior izquierda de la barra lateral) -> Your data & account -> Close / delete my account

1. Exporte primero una copia de sus datos si quiere conservarlos (consulte el artículo sobre exportación); el cierre es permanente.
2. Abra Account menu y haga clic en Your data & account (solo para el propietario).
3. En el recuadro rojo Close / delete my account, haga clic en Request account closure… y confirme.
4. Recibimos la solicitud de inmediato y nos ponemos en contacto con usted para verificar la titularidad antes de eliminar cualquier dato.
5. Una solicitud de eliminación confirmada se completa en un plazo de 30 días.
6. ¿Prefiere escribir por correo? Envíe una solicitud desde el correo de su cuenta a privacy@watermarkapp.online con el asunto Delete my account.

Actúe rápido ante un acceso, cargo o correo inesperado: cambie la contraseña, active 2FA, revise el equipo y contacte a soporte.

Dónde: Account menu -> Account settings; support@watermarkapp.online

1. Cambie la contraseña en Account settings -> Change password.
2. Active 2FA si aún no está activa (consulte el artículo sobre autenticación de dos factores), para que una contraseña robada no baste para volver a entrar.
3. Revise Team en Manage company y busque usuarios desconocidos.
4. Escriba a support@watermarkapp.online con fechas y detalles.
5. No comparta contraseñas, códigos 2FA ni códigos de respaldo; soporte nunca los pide.

No. Una empresa nueva debe empezar vacía, así que verá una tarjeta Welcome en lugar de una pantalla en blanco. Agregue un cliente real para ver aparecer una ruta o use "Load sample data" para llenar la app con datos de muestra que puede explorar y quitar después. En cuanto agrega clientes, la tarjeta se convierte en una lista paso a paso.

Empiece una prueba gratis de 30 días del plan de $59 al mes, sin tarjeta. No hay un plan gratuito permanente. Hasta que guarde una tarjeta, toda la prueba incluye hasta 100 segmentos de texto, 20 acciones de IA, 10 minutos de recepción y 5,000 correos a clientes. Una prueba sin suscripción puede tener 2 técnicos activos, los puestos que incluye el plan. Con suscripción, la IA pagada se detiene en 30 bloques ($300) al mes y los minutos de recepción pagados se detienen en 40 bloques ($200) al mes; pasado cualquiera de esos topes esa función se rechaza el resto del mes y no se factura nada más. Al día 30, elija una suscripción o su espacio queda pausado. Sus datos se conservan y puede exportarlos. Los clientes actuales de Starter reciben aviso con al menos 30 días de anticipación antes del cambio de acceso.

Sí. Abra watermarkapp.online/demo en cualquier navegador para entrar directamente a una empresa de piscinas de muestra completa, sin registro ni contraseña. Explore lo que quiera: se restablece cada noche y no puede tocar clientes reales. También puede compartir el enlace con un socio o con otro profesional de piscinas al que recomiende WaterMark.

Invítelos desde Team: escriba nombre y correo, elija "Tech (field)" con Field app, y envíe. Reciben un enlace seguro para crear su contraseña. Después asígneles paradas en Route Manager y configure sus permisos.

Agréguelos como dos masas de agua del mismo cliente. Use More bodies of water al crear o + Add body al editar. Cada una conserva sus propios galones, precio y horario, por lo que una piscina semanal y un spa quincenal se facturan correctamente.

El enlace puede enviarse por texto y los mensajes de texto a clientes deben estar activos. Si aún no lo están, Text portal link indica que no están activos. WaterMark gestiona esa activación; cuando el panel Configuración de su oficina los muestre listos, vuelva a enviar y revise el número guardado.

No. La vista previa compara el nombre exacto y marca DUP; esos registros se omiten. El teléfono no se usa para coincidir porque cuentas distintas pueden compartir un número. Siempre ve NEW frente a DUP antes de guardar.

Sí. Vincule las propiedades a la cuenta principal y marque HOA / portfolio parent - bill ONE consolidated invoice. Revise con Preview rollup y cree con Generate consolidated invoice; las facturas originales quedan marcadas para evitar duplicados.

En Route Manager, abra Move to another day, elija una fecha de jueves y marque Move every week from now on antes de guardar. Así cambia la recurrencia, no solo una visita.

Las piscinas importadas suelen quedar sin día de ruta, así que no hay nada que programar. Abra Manage company y use Schedule unscheduled pools para asignarles día y frecuencia; luego abra Route Manager para ese día y use Generate schedule para crear las paradas.

Abra Route Manager en el jueves y use Move day. Elija viernes como fecha To y confirme. Se mueven las paradas pendientes; las terminadas o en curso permanecen. Puede guardar un motivo como Snow - moved to Friday.

No. Map muestra paradas planeadas y la última ubicación registrada; no es GPS en vivo. Live crew solo muestra técnicos que aceptaron compartir y dice hace cuántos minutos se informó cada punto.

Queda un requisito abierto del tipo de trabajo. WaterMark bloquea el cierre hasta completar formularios, tareas y cualquier firma, foto o resumen obligatorio, y señala lo que falta. Revíselo en Manage -> Job types, checklists & forms.

El tipo es la plantilla completa de la visita: lista, color, campos y formularios. Un formulario es una parte que el técnico completa. Créelo en Manage -> Forms y adjúntelo a los tipos correspondientes.

El resumen se prepara al cerrar y el técnico puede revisarlo en la visita. Los textos automáticos requieren que SMS esté habilitado tras la revisión A2P del operador. Cuando SMS está activo, se pueden enviar resúmenes y recordatorios; hasta entonces, el resumen queda en el trabajo para que lo vea la oficina.

Sí. Cada tipo guarda lista, formularios, campos y color propios. En Manage -> Job types, checklists & forms, use Checklist en esa fila, edite y guarde. Los demás no cambian.

No. Crear una factura genera una cuenta sin pagar; nunca carga una tarjeta por sí solo. Envíela con enlace de pago o registre el pago. El cobro automático solo ocurre para las membresías cuando lo activas deliberadamente en Company settings.

WaterMark usa la tasa del estado del cliente y un estado no configurado usa 0%. Abra Company settings -> Sales tax -> Set rates by state y compruebe la tasa de ese estado.

Money refund devuelve el pago real por Stripe si se pagó con tarjeta y señala cualquier efectivo o cheque que deba entregar. Una nota de crédito o Refund to account credit no mueve dinero; crea saldo utilizable en facturas futuras. Ambas operaciones quedan documentadas para que sus libros sean claros.

Los textos automáticos no salen hasta que SMS esté habilitado tras la aprobación del operador. Hoy sí funcionan los correos de dunning con un enlace para actualizar la tarjeta y los estados o recordatorios por correo desde la lista de cobros. Los textos manuales desde la conversación de oficina también funcionan cuando SMS está habilitado.

Directamente a su cuenta bancaria mediante Stripe. WaterMark no retiene ni toca el dinero. Puede revisar lo cobrado en Payments breakdown dentro de Money.

No. Si el cliente paga con enlace o portal, la factura se marca pagada automáticamente. Solo registra a mano efectivo, cheque o transferencias que usted ya recibió.

No. Tap to Pay en iPhone no está disponible. Lo que funciona hoy: en la app de campo, abra el trabajo, toque "Crear factura y cobrar", cree la factura y luego toque "Cobrar" e ingrese la tarjeta en el teléfono. Cualquier técnico puede hacerlo en un trabajo que tenga asignado. La oficina también puede enviar la factura por correo con su enlace de pago para que el cliente pague con tarjeta en línea, y la oficina registra los pagos en efectivo o con cheque. Los pagos con tarjeta requieren tener conectados los depósitos de Stripe.

Las existencias cambian cuando un técnico dosifica o usa una pieza. Abra Inventory y Stock movement (recent) para ver qué cambió, el motivo y quién lo hizo.

No. Auto-reorder low stock solo prepara un borrador para revisar. Usted lo envía y las existencias suben únicamente al usar Receive después de recibir la mercancía.

Solo si separa las existencias por camión. Así, las piezas salen del camión del técnico y ve cada ubicación. Si comparte un solo almacén, deje la opción apagada. Puede cambiar sin perder recuentos.

El catálogo es el menú de químicos que la cuadrilla elige en una visita. El inventario registra cantidades, costos y reposición. Un químico puede estar en uno sin estar en el otro.

Son dos pantallas distintas con el mismo nombre. El Team lateral abre Timesheets y Payroll. Manage -> Setup -> Team abre el administrador de miembros, donde invita personas, asigna funciones y acceso, y configura permisos de la app de campo. Las tarifas viven en Company settings -> Crew pay & pricing.

Un miembro con Field app puede añadir un asiento pagado. WaterMark muestra el nuevo importe mensual exacto y pide confirmación antes de agregarlo, para que no haya sorpresas. Los accesos Office-only son gratuitos y no cuentan como asientos.

Abra Team en la barra lateral y entre en Timesheets. El turno incompleto muestra una advertencia roja y se abre automáticamente. Use Edit, fije la hora de salida correcta y guarde antes de ejecutar Payroll para que la nómina tome las horas correctas.

Las propinas cobradas pasan al técnico en la nómina y no generan comisión. Para un bono discrecional, abra el borrador, use Add an adjustment / bonus, elija al técnico y agregue el importe antes de aprobar y bloquear la nómina.

Use QuickBooks Online: es la sincronización bidireccional activa y aprobada para producción, y no tiene costo extra. Xero es un complemento mensual opcional con la misma idea que todavía no está activado en muchas cuentas. Elija un sistema contable, no ambos.

La API general está orientada a leer clientes, trabajos, facturas, pagos y exportaciones incrementales. Un alcance automation concedido por separado puede crear una tarea de oficina o agregar una nota del cliente que no incluya instrucciones de acceso, y cada acción requiere Idempotency-Key. No puede crear ni editar clientes, trabajos, facturas, pagos, instrucciones de acceso o credenciales.

No. Los textos requieren el interruptor SMS y aprobación del operador. QuickBooks, Xero, API, webhooks, Slack y el calendario funcionan de forma independiente de su configuración de SMS.

Porque esa pantalla es solo para el propietario. Crear claves de API, agregar webhooks y configurar Slack cambia la forma en que los datos de su empresa salen de WaterMark, así que solo el propietario puede abrirla y administrarla. Pídale que la configure o que haga el cambio; para cualquier otra cosa, escriba a support@watermarkapp.online.

Los textos solo se entregan cuando SMS está habilitado tras la aprobación A2P. Hasta entonces, el informe dice que no está activo y no envía nada. Las campañas por correo sí funcionan. WaterMark gestiona el interruptor de los textos; el panel Configuración de su oficina muestra si ya están listos.

Una campaña es un correo o texto único enviado ahora. Una drip sequence es una serie automática de correos que corre de noche y se detiene cuando la persona deja de cumplir la audiencia.

Divida el gasto que registra entre los clientes que trajo ese origen. Por eso CAC y ROI quedan vacíos hasta que captures el gasto en Lead-Source ROI dentro de Grow. Etiquete sus prospectos entrantes con un origen, registre lo que gastó y la tabla calcula el resto.

Sí. Exporte clientes, facturas, pagos, trabajos, equipos, pruebas de agua, A/R y ganancia por ruta como CSV. Busque los botones CSV en Operations, Reports y Money.

Normalmente falta habilitar SMS tras la aprobación A2P. La automatización guarda texto y momento, pero no envía hasta que SMS esté activo. El texto y el horario están listos y empezarán a enviarse en cuanto se active SMS. Si lo necesita antes, escriba a support@watermarkapp.online.

Sí. En Company & Tax use Preview tomorrow's email y View route PDF; ambos funcionan hoy. El envío nocturno automático está retenido en toda la plataforma hasta el lanzamiento y muestra Off until launch - preview works now, así que todavía no se envía nada a clientes ni técnicos, pero puede revisar exactamente lo que se enviará.

Company & Tax, junto con Team, Billing y Webhooks, es solo para el propietario. El personal de oficina no lo verá en Setup. Inicie sesión con la cuenta del propietario para cambiar la identidad de la empresa, los impuestos, los plazos de pago o los controles relacionados con automatizaciones.

Solo si se lo indica, y únicamente para el historial de mensajes al cliente. En Company & Tax puede fijar un periodo de retención y activar el borrado nocturno automático de textos y correos antiguos; nunca borra facturas, pagos, clientes, trabajos ni pruebas de agua. Forever conserva todo, y Preview / purge now muestra el recuento antes de eliminar nada.

No. Stripe maneja los números de tarjeta y WaterMark nunca los almacena. Un problema en WaterMark no puede exponer números completos.

No. Los datos están aislados por empresa. No existe una lista compartida y una empresa no puede ver clientes, trabajos, facturas ni configuración de otra.

No tiene actualmente una certificación formal como SOC 2. Lo que sí es cierto: cifrado en tránsito, aislamiento por empresa, copias nocturnas fuera del sitio, tarjetas en Stripe y autenticación de dos factores opcional.

Una solicitud de eliminación confirmada se completa en un plazo de 30 días; las facturas, los pagos y los registros fiscales se conservan hasta 7 años y luego se eliminan.